Introductie catalogiseren
Van Aleph naar Elody
In 2026 wordt het Open Vlacc invoersysteem Aleph vervangen door Elody, een browser-gebaseerd systeem (Software-as-a-Service) gebouwd door Inuits. Je hoeft niets te installeren of dit te vragen aan je lokale IT-verantwoordelijke — via een URL kom je vanzelf in Elody.
De overstap staat gepland voor juni 2026. Alle bestaande data van Open Vlacc verhuist mee.
Tijdlijn
| Periode | Mijlpaal |
|---|---|
| Najaar 2024 | Publicatie aanbesteding ter vervanging van Aleph |
| Zomer 2025 | Europese aanbesteding gegund aan Inuits (Elody) |
| Zomer 2025 | Start opzetten van het systeem |
| Eind 2025 | Systeem klaar voor eerste imports, start testfase |
| Juni 2026 | Officiële overstap van Aleph naar Elody |
Waarom veranderen we van systeem?
De voornaamste reden is dat Aleph in 2026 niet langer ondersteund wordt door de leverancier. Door deze omstandigheden zagen we de kans om niet enkel te vervangen, maar ook te verbeteren door een nieuw en modern invoersysteem te implementeren.
Zowel het systeem als de manier van invoeren was verouderd. Steeds meer internationale datamodellen (RDA, FRBR, Bibframe) volgen de evolutie van vlakke catalografie naar catalografie binnen een entiteiten-relatie model. MARC21 wordt vervangen door WEMI, waardoor er door de toepassing van entiteiten een grotere toekomst is voor de publiekscatalogus, met rijkere metadata en sterkere relaties tussen materialen.
Doelstellingen van het nieuwe systeem
Het nieuwe systeem moet de efficiëntie en kwaliteit doorheen de levenscyclus van de data optimaliseren. Dit gebeurt door:
- Entiteiten-relatie model — bibliografische beschrijvingen aanmaken binnen een relationeel model, waardoor er meer mogelijkheden ontstaan voor zoek- en inspiratieomgevingen voor eindgebruikers
- Zuivere data — werken volgens internationale standaarden
- Open systeem — koppelingen leggen tussen andere systemen
- Externe databronnen — waar mogelijk gebruik maken van bestaande databronnen
- FRABL vervangen — FRBR/LRM toepassen in de bibliografische data zelf, waardoor Aquabrowser minder belast wordt
Wat is LRM?
Het nieuwe systeem heeft het Library Reference Model (LRM) als theoretische basis, met het WEMI-model. LRM is een uitbreiding van de eerdere FRBR-theorie (Functional Requirements for Bibliographic Records), ontwikkeld door IFLA.
In LRM worden de voormalige FRBR-, FRAD- en FRSAD-regelgeving samengenomen. Daarnaast wordt de gebruikerstaak Ontdekken toegevoegd, die aansluit bij de doelstellingen van het vernieuwingsproject van Open Vlacc: het prioriteren van onderlinge relaties.
Vertrouwd terrein
LRM verandert in principe zo goed als niets aan de basis van de FRBR-theorie. Het blijft een model gebaseerd op entiteiten. De bestaande kennis van FRBR uit de huidige Open Vlacc-regelgeving blijft relevant.
Wat verandert er concreet?
In het nieuwe systeem werk je niet langer met platte titelbeschrijvingen, maar bouw je beschrijvingen modulair op via het WEMI-model:
- Een Werk is het abstracte idee van de intellectuele creatie
- Een Expressie is de artistieke vorm (vertaling, luisterboek, ...)
- Een Manifestatie is de fysieke/digitale verschijningsvorm (uitgave)
- Een Item is het specifieke exemplaar (beheerd in Wise, niet in Elody)
De contextualisering van materiaal gebeurt vanaf nu expliciet tijdens de invoer, in plaats van achteraf in de publiekscatalogus via het FRABL-algoritme. Als catalograaf zie je meteen de context van een boek, wat je vroeger pas achteraf zag.
Datastromen en toekomstige werking
Huidige werking (Aleph)
In Aleph staan de verschillende entiteiten onder elkaar in één beschrijving. Aquabrowser bevat een sleutel die het Werk-niveau kan identificeren, zodat Manifestaties worden geclusterd in de resultatenlijst op bibliotheek.be. De Expressie- en Manifestatie-niveaus worden gevonden via verfijningsopties en suggesties.
Dit systeem werkt, maar is complex waardoor het niet evident is om bijkomende koppelingen (zoals boek & verfilming) toe te voegen.
Toekomstige werking (Elody)
Met het nieuwe invoersysteem zitten alle niveaus al apart in de databank vanaf het begin. Aquabrowser hoeft de Werken niet meer te identificeren en wordt dus minder belast.
Op bibliotheek.be verandert er in eerste instantie niets — de verschillende niveaus worden nog steeds op dezelfde manier weergegeven. In de toekomst kunnen er echter nieuwe koppelingen getoond worden of extra gebruikstoepassingen ontwikkeld worden.
De data van Open Vlacc stroomt rechtstreeks door naar:
- Wise — voor lokaal collectiebeheer
- Aquabrowser — voor de publiekscatalogus
- bibliotheek.be — als eindpunt voor gebruikers
- Biblioprint — voor publicaties
- Extra gebruikstoepassingen — toekomstige uitbreidingen
Verder lezen
- WEMI Model — de kern van het catalogiseersysteem
- Beschrijvende entiteiten — personen, onderwerpen, classificaties en meer
- Types & Recordtypes — werktypes, expressietypes en materiaaltypes